Przygotowujemy prezenty firmowe do dostawy zbiorczej, odbioru osobistego albo wysyłki według rozdzielnika — tak, aby dział HR, administracja, marketing lub office manager nie musieli samodzielnie pakować, oznaczać i rozdzielać paczek.
Możemy pomóc w przygotowaniu prezentów dla pracowników, kontrahentów i klientów biznesowych: od kompletacji zestawów, przez pakowanie i oznaczenie wariantów, po organizację wysyłki na wiele adresów albo dostawy zbiorczej do centrali firmy.
Prezenty firmowe bez ręcznego rozdzielania paczek
Typowy problem wygląda tak: firma chce przygotować prezenty dla pracowników, klientów albo partnerów, ale odbiorcy są w różnych lokalizacjach. Część osób pracuje zdalnie, część odbiera paczki w biurze, część ma otrzymać prezent VIP, a część standardowy zestaw upominkowy.
W takiej sytuacji możemy przygotować prezenty według ustalonego podziału, zapakować je pojedynczo, oznaczyć zgodnie z rozdzielnikiem i pomóc w organizacji dostawy zbiorczej albo wysyłki na wiele adresów.
Typowa realizacja: prezenty standardowe, VIP i dostawa do centrali
Przykład większego zamówienia firmowego może wyglądać następująco: firma chce przygotować prezenty standardowe dla pracowników, prezenty VIP dla kluczowych klientów oraz część zestawów dostarczyć zbiorczo do centrali.
- 120 prezentów standardowych wysyłanych na adresy odbiorców na terenie Polski,
- 80 prezentów VIP wysyłanych na adresy odbiorców na terenie Polski,
- 20 prezentów VIP wysyłanych na adresy na terenie Unii Europejskiej — po wcześniejszym potwierdzeniu możliwości realizacji,
- 40 prezentów standardowych oraz 15 prezentów VIP dostarczanych zbiorczo do centrali firmy w Poznaniu.
W takim modelu możemy przygotować różne warianty zestawów, oznaczyć je zgodnie z rozdzielnikiem i zaplanować wysyłkę albo dostawę zbiorczą według ustalonego harmonogramu.
Do przygotowania takiej realizacji potrzebujemy przede wszystkim rozdzielnika z adresami, informacją o wariancie prezentu dla każdego odbiorcy oraz oczekiwaną datą dostawy.
Przykładowy podział wysyłek
Jedno zamówienie firmowe może obejmować kilka wariantów prezentów i kilka sposobów dostawy. Poniżej przykładowy podział większej realizacji.
Przykładowy podział wysyłek
Jedno zamówienie firmowe może obejmować kilka wariantów prezentów i kilka sposobów dostawy. Przykładowo:
120 prezentów standardowych
Sposób dostawy: wysyłka na adresy odbiorców na terenie Polski.
Uwagi: realizacja według przekazanego rozdzielnika.
80 prezentów VIP
Sposób dostawy: wysyłka na adresy odbiorców na terenie Polski.
Uwagi: realizacja według przekazanego rozdzielnika.
20 prezentów VIP
Sposób dostawy: wysyłka na adresy na terenie Unii Europejskiej.
Uwagi: po indywidualnym potwierdzeniu możliwości realizacji.
40 prezentów standardowych + 15 prezentów VIP
Sposób dostawy: dostawa zbiorcza do centrali firmy w Poznaniu.
Uwagi: jedna dostawa zbiorcza, dwa warianty prezentów.
Jakie dane powinien zawierać rozdzielnik?
Przy wysyłce na wiele adresów najlepiej przygotować rozdzielnik w pliku Excel lub CSV. Każdy wiersz powinien odpowiadać jednej przesyłce albo jednemu odbiorcy.
- imię i nazwisko odbiorcy,
- firma lub dział, jeśli mają pojawić się na przesyłce,
- adres dostawy: ulica, numer, kod pocztowy, miasto, kraj,
- numer telefonu odbiorcy,
- adres e-mail odbiorcy, jeśli ma otrzymać powiadomienie o dostawie,
- wariant prezentu, np. standardowy, VIP, bezalkoholowy, z alkoholem,
- treść bileciku lub kartki, jeśli ma być indywidualna,
- oczekiwana data dostawy lub preferowany przedział dostawy.
Im wcześniej otrzymamy kompletne dane, tym łatwiej zaplanować pakowanie, oznaczenie paczek i przekazanie ich do wysyłki lub dostawy zbiorczej.
Jak wygląda proces?
1. Ustalenie zakresu
Określamy liczbę prezentów, warianty zestawów, budżet i oczekiwany termin realizacji.
2. Rozdzielnik
Otrzymujemy plik z adresami, wariantami prezentów i informacją o sposobie dostawy.
3. Weryfikacja
Sprawdzamy kompletność danych i wyjaśniamy ewentualne braki przed rozpoczęciem pakowania.
4. Kompletacja
Przygotowujemy zestawy zgodnie z ustalonymi wariantami i przypisaniem do odbiorców.
5. Oznaczenie
Oznaczamy paczki, bileciki, warianty lub partie wysyłkowe zgodnie z rozdzielnikiem.
6. Wysyłka lub dostawa
Przygotowujemy przesyłki kurierskie, dostawę zbiorczą albo odbiór osobisty.
Materiały firmowe, kartki i dodatki od zamawiającego
Firmy często chcą dołączyć do prezentów własne elementy: kartę z podziękowaniem od prezesa, list świąteczny, voucher, katalog, zaproszenie, firmowy gadżet albo drobny materiał promocyjny. Możemy uwzględnić takie dodatki w procesie pakowania, jeśli zostaną dostarczone z odpowiednim wyprzedzeniem i będą dopasowane do wybranego opakowania.
Przed realizacją warto ustalić liczbę dodatków, ich format, wagę, termin dostarczenia oraz to, czy mają trafić do wszystkich prezentów, czy tylko do wybranych wariantów.
Formy realizacji
Wysyłka na wiele adresów
Przygotowujemy paczki według przekazanego rozdzielnika i kierujemy je do odbiorców wskazanych przez firmę.
Dostawa zbiorcza
Możemy przygotować większą partię prezentów do dostawy do centrali, biura, magazynu lub wskazanej lokalizacji.
Odbiór osobisty
Przy ustalaniu realizacji możemy omówić odbiór osobisty w Warszawie: z magazynu albo z jednego z naszych sklepów.
Ważne ustalenia przed wysyłką
Przy większych realizacjach terminy, sposób dostawy i możliwość wysyłki zagranicznej ustalamy indywidualnie. Szczególnie w okresie świątecznym warto rozpocząć przygotowania wcześniej, ponieważ dostępność produktów, opakowań i terminów kurierskich może być ograniczona.
Przy zestawach zawierających alkohol zakres wysyłki wymaga wcześniejszego potwierdzenia. Możliwość realizacji zależy od miejsca dostawy, rodzaju produktów i wybranego przewoźnika.
Najczęstsze pytania o wysyłkę prezentów firmowych
Czy możemy dołożyć do prezentów własne materiały firmowe?
Tak, po wcześniejszym ustaleniu możemy dołączyć do zestawów materiały przekazane przez firmę, np. kartę z podziękowaniem od zarządu, list od prezesa, gadżet firmowy, katalog, voucher, zaproszenie albo inny niewielki dodatek.
Warto wcześniej podać wymiary, wagę i liczbę takich materiałów oraz ustalić termin ich dostarczenia. Dzięki temu możemy sprawdzić, czy dany element zmieści się w wybranym opakowaniu i czy nie wpłynie na bezpieczeństwo transportu.
Jakim kurierem wysyłacie prezenty?
Najczęściej wysyłamy przesyłki firmowe za pośrednictwem GLS albo InPost. Przy większych realizacjach według rozdzielnika możemy jednak omówić również wysyłkę innym przewoźnikiem, jeśli firma ma własne wymagania logistyczne albo chce skorzystać z konkretnej usługi kurierskiej.
Ostateczny wybór przewoźnika zależy od liczby przesyłek, rodzaju prezentów, adresów dostawy, gabarytów paczek, terminu realizacji oraz ewentualnej obecności alkoholu w zestawach.
Co się dzieje, jeśli paczka wróci do nadawcy?
Jeśli przesyłka wróci do nas, możemy — po ustaleniu z zamawiającym — nadać ją ponownie na poprawiony adres, przekazać do dostawy zbiorczej albo przygotować do odbioru przez firmę.
Przy wysyłkach według rozdzielnika bardzo ważne jest, aby dane adresowe były kompletne i aktualne: imię i nazwisko odbiorcy, ulica, numer, kod pocztowy, miasto, kraj, numer telefonu oraz — jeśli wymagany — adres e-mail do powiadomień kurierskich.
Czy możemy podzielić zamówienie na różne warianty prezentów?
Tak. W jednym rozdzielniku można wskazać różne warianty prezentów, np. standardowy, VIP, bezalkoholowy, z alkoholem albo zestaw przeznaczony do dostawy zbiorczej. Każdy odbiorca powinien mieć przypisany odpowiedni wariant w osobnej kolumnie.
Czy można ustalić konkretną datę dostawy?
Możemy zaplanować wysyłkę lub dostawę pod wskazany termin, ale dokładna data doręczenia zależy również od przewoźnika, sezonu i kompletności danych adresowych. Przy większych realizacjach, szczególnie przed świętami, warto rozpocząć ustalenia z odpowiednim wyprzedzeniem.
Czy wysyłacie prezenty za granicę?
Wybrane realizacje zagraniczne omawiamy indywidualnie. Możliwość wysyłki zależy od kraju dostawy, rodzaju produktów, gabarytu paczek oraz przepisów dotyczących przewozu poszczególnych towarów. Przy zestawach z alkoholem zakres wysyłki wymaga wcześniejszego potwierdzenia.
Chcesz wysłać prezenty firmowe według rozdzielnika?
Napisz do nas i opisz zamówienie: liczbę prezentów, warianty, termin, sposób dostawy oraz informację, czy paczki mają trafić na wiele adresów, do jednej centrali czy w modelu mieszanym.
Zaloguj przez Facebooka
Zaloguj przez Google